実績業務システム開発居宅介護支援事業所（鹿児島市） 2026年

FAXで届く書類を、アセスメントシートへ自動で転記するツール

FAXで届く主治医意見書・認定情報・認定調査票を2種類のAIで読み取り、Excelのアセスメントシート（フェイスシートを含む）へ自動で転記するツールを開発しました。使い慣れたExcelのまま、ボタン操作だけで使えます。

ご相談の内容

鹿児島市の居宅介護支援事業所では、要介護認定に関わる書類（主治医意見書・認定情報・認定調査票）がFAXで届きます。ケアマネジャーの皆さんは、その内容を読み取り、事業所で使っているExcelのアセスメントシート（フェイスシートを含む）へ、1件ずつ手で書き写していました。

いきなりツールを作るのではなく、まず事業所でお使いの介護ソフトの機能を、実際の画面で確かめました。今ある仕組みで解決できるなら、それが一番お客様の負担が少ないからです。

そのうえで事業所の皆さんと話し合い、毎日使い慣れているExcelのアセスメントシートはそのまま活かし、「手で書き写す作業」だけをなくすことにしました。職員の皆さんに効率化を実感してもらう、DXの第一歩という位置づけです。

書類の読み取りは、2種類のAIがそれぞれ別々に行います。2つの結果を突き合わせ、一致しなかった項目、AIが読み取りに自信を持てなかった項目、書類どうしで食い違う内容（認定の有効期間と月数が合わないなど）をオレンジ色で知らせ、職員はその項目だけを確認する仕組みです。

1つのAIだけに頼るより読み間違いに気づきやすく、職員が目を通すべき場所も絞り込めます。介護の書類は個人の大切な情報なので、「AIに任せきりにしない」ことを前提に設計しました。

書類の転記は、「読み取る」ボタンを押し（1〜2分）、オレンジ色の項目を確かめるだけになりました。

FAXや紙の書類、Excelへの手入力など、毎日くり返している作業は、仕組みで減らせることがあります。新しいソフトを入れなくても、今の道具を活かして解決できる場合も少なくありません。

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